Nos dias 21 a 26 de outubro, facilitei
a segunda oficina de Administração Financeira para Associações do Parque
Indígena Xingu, no Posto Indígena Wawi, com o apoio de Renato Mendonça e Maria
Beatriz Monteiro, da equipe local do Instituto Socioambiental - ISA.
O uso de
planilhas eletrônicas para a elaboração de relatórios financeiros não é
novidade para algumas daquelas associações, mas em alguns casos dependiam da
ajuda de assessores, principalmente para a formatação. Em várias ocasiões me
disseram que queriam aprender como fazer as tabelas, inserir as fórmulas, etc.
A oportunidade surgiu com essa oficina, promovida pela Associação Terra
Indígena Xingu – ATIX e o ISA.
Da
programação constava formatação da planilha, elaboração de Plano de Contas,
lançamento de receitas e despesas, gestão de caixa e banco, conciliação
bancária, leitura e interpretação do relatório.
Com 11
computadores disponíveis, 24 representantes de 9 associações se dividiram em
grupos. Com auxílio de um projetor multimídia eram dados exemplos e orientações
do que fariam em seguida. Durante as atividades foram orientados por mim, Bia e
Renato, além do Tari, indígena que ajudei na capacitação há anos atrás, quando
trabalhava na ATIX e que tem orientado vários outros.
Iniciaram
pela formatação das grades para o resumo consolidado e as tabelas mensais para
lançamento de receitas e despesas de caixa e banco separadamente. Em seguida
inseriram fórmulas para totalização das receitas e despesas, puxar o saldo
anterior do respectivo mês, calcular o saldo atual; no resumo, inseriram
fórmulas para consolidar os lançamentos de cada rubrica e calcular a situação
de caixa.
Aprenderam
o que é conta ou rubrica e como fazer um Plano de Contas, utilizando códigos
para viabilizar o funcionamento da planilha. Fizeram lançamentos com
comprovantes de receitas e despesas de algumas associações presentes e
conferiram, inserindo no resumo uma fórmula para somar o saldo de caixa e de
banco de dezembro e subtrair o saldo atual do resumo. Nos casos em que o
resultado não foi zero, foram conferir as fórmulas inseridas para corrigir.
Depois de
terem feito isso uma vez, fizeram tudo novamente, sem orientação, para fixarem
os conhecimentos adquiridos.
A
conciliação bancária foi explicada e demonstrada para todos executando um
exemplo com auxílio do projetor.
Por fim,
fizemos uma análise do relatório financeiro de um projeto de uma das
associações, analisando a execução de cada rubrica e a execução total do
projeto, destacando que isso deve ser feito regularmente pela diretoria da
associação para poderem tomar providências para refrear gastos excessivos,
agilizar a execução de atividades, negociar o remanejamento de recursos
remanescentes.
Foi uma
experiência muito gratificante que, mais uma vez, comprovou que o conhecimento
pode ser adquirido por todos, basta que se torne acessível. Os participantes
saíram da oficina muito animados com as novas possibilidades da autonomia conquistada.
